学生社团活动申请流程及相关表格


2017年05月16日 19:15  作者:  来源: 点击:[]


学生社团活动申办制度

重庆交通大学校内各学生社团:

为了严肃社团活动纪律,加强对社团活动的监督,营造良好有序的社团活动氛围,杜绝因社团活动不规范造成的不良影响,共建健康向上的重交校园文化,校团委决定对重庆交通大学各学生社团开展的所有社团活动进行步严格审批程序,加强对社团活动的监管。具体措施如下:

各学生社团申请活动流程

u双福校区活动申请的具体流程:

1.为防止活动的重复,各个社团务必于每学期开学第一周周四前上交这一学期的《活动汇总预览表》附件1

2.上交《活动汇总预览表》到校社联即发送电子邮件到1399443037@qq.com

3.开学第一周周五前各个社团务必要上交《重庆交通大学学生社团注册表》到社联办公室(学生活动中心312),对于不上交社团注册表的社团,在星级评定中酌情扣分,连续两次未注册,社团将自动进入注销程序;

4.活动举办的前一周的周五1600-1730交至校社联人力资源部(包括活动申请表、活动策划书、体育竞技类,涉外活动还需上交对应的安全责任承诺书,有赞助活动还需包含外联活动申请表)进行审批;

5.周一由校社联统一交到团委进行审批,校社联人力资源部在每周一下午1600-1730再返还社团,对于未领取活动申请材料的社团活动,视为活动违规;

6.活动有赞助的填写表格重庆交通大学学生社团活动申请表(有赞助),没有赞助的活动填写表格重庆交通大学学生社团活动申请表(无赞助)(一式三份,但上交活动申请表时只交一份,审批通过后复印两份交至校社联,一份由校社联存档,一份校团委备案,原始表社团留存);

7.活动申请表必须经过学生社团指导老师与所挂靠部门同意签字或盖章;

8.领到社团活动申请表后,无赞助的便可直接复印两份到校社联人力资源部备案,有赞助的还需要到双福校区安保办和双福校区城管大队处签字盖章,然后再复印两份到校社联人力资源部备案;

9.活动结束后一周之内社团负责人应填写《社团活动开展总结表》电子档(包括图片、新闻)

10.社团活动通过审核后,对于申请到校团委资金支持的活动还需填写一份《重庆交通大学社团活动经费报账清单》(电子档)说明资金用途(上交方式:活动结束后同《社团活动开展总结表》一同2628763717@qq.com对于未申请到资金的活动无需上交《重庆交通大学社团活动经费报账清单》只需在活动后按规定上交《社团活动开展总结表》即可

特别注意:一个社团活动,一个邮件,允许多个活动的总结材料用同一邮件上交,但在邮件主题中应列明社团名称活动名称所上交材料名称);

   11.学生社团活动当天通知校社联督导部到场进行活动评分,督导部做好相关活动记录,并将活动情况报送校社联人力资源部,作为社团星级评定依据。

:  人力资源部   黄楠棋:18996776968

                  范鑫:15320562362  

    督导部       周继承:15310606707  

                 徐惠娟:15683832450  

n注意事项:

1.活动申请表、活动策划书是活动申请的必需材料,活动策划书中除应写清活动具体信息外,还应包括活动过程中可能出现问题的应急预案,并作为活动策划书附录1;对于要活动中需要报账的物资单独列出来作为活动策划书附录2;有赞助活动,还应在合同签订前将与商家签订的合作协议书(电子版)发给学生社团联合会主席杨大高进行审核,体育竞技类活动,必须上交校内活动安全责任承诺书;参与跨校活动必须上交按要求起草的安全责任承诺书。

2.对于需要报账的活动,各社团务必自行保存好报账中需要的发票,注意发票抬头必须为重庆交通大学,且发票必须为第二联(机打发票除外),学期末报账时会统一收取发票(发票内容不可为食品或者办公用品),对于那些经过审批但不能提供有效发票的部分,不予报销。

3.活动申请时必须注明活动的性质、内容、参与人员、规模、宣传方式、宣传物品摆放位置等基本内容,在校园中悬挂的宣传横幅务必平整美观,宣传材料(展板、宣传横幅等)在活动结束后应及时收回,且悬挂的宣传横幅不得低于2m,不可影响行人正常行走;

4.体育竞技类活动必须与参与者签订安全责任承诺书,跨校活动(非交大主办方)应自行起草安全责任承诺书,在带队教师,社团负责人,活动负责人一一签字后,同活动申请书,活动策划书一并上交;

5.严禁社会人员参与到社团活动中进行宣讲等形式的活动;

6.因社团活动违反相关规定而引发的责任纠纷、事故,责任由社团自负;

7.所有活动必须合理合法,必须遵守学校相关规章制度和学校社团活动管理相关规定;

以上流程以及相关规定适用于所有重庆交通大学的学生社团。各社团须深刻领会本通知精神,并严格执行,违者校社联将上报校团委,校团委将根据实际情况严肃处理。

本制度参考自学生手册《重庆交通大学学生团体管理条例》及《重庆交通大学学生团体管理办法》,如与《重庆交通大学学生团体管理办法》相违背,以《重庆交通大学学生团体管理办法》为准。

n备注:

1.各审批机构所在地

双福校区:

双福校区管委会——学生活动中心512

双福校区校团委办公室——学生活动中心625

校社联双福办公室——学生活动中心312

德园小区安保办——德园小区二栋

双福校区城管大队——德园小区十五栋

双福校区学术交流中心——A01127、学生活动中心二楼

2.活动性质分类:体育竞技类、科技学术类、文体娱乐类、爱心公益类、创新创业类、其他类。

3.活动规模以人数进行说明。

4.活动场地的申请方式

第二课堂教室申请方式:填写对应申请表格,提前一周同活动申请资料,一起上交到校社联人力资源部,审批取回后凭审批单使用相关教室。

A01127 申请方式:填写对应申请表格,提前一周同活动申请资料,一起上交到校社联人力资源部,审批取回后与管委会联系,使用。

学生活动中心一楼:下载填写租借表后联系学生场地及资产设备管理处,得到确认后会返还一个回执单,带着回执单去一楼监控室找安保办处取钥匙,使用。

学生活动中心二楼:下载填写对应审批单,填写完毕后交社联审批,周一下午取回审批单,其后分别到管委会、安保办签字,方可使用。

备注:管委会工作时间是周一周三周五下午

为保证场地的正常使用,一般情况下学生活动中心一楼提前10天申请 学生活动中心二楼 提前20天。

注:本文自发行之日起执行,最终解释权归重庆交通大学学生社团联合会所有。

重庆交通大学学生社团联合会

2016910

附件1

2016-2017学年***社团活动汇总预览表

举办周次

活动名称

活动类型

活动地点

活动预算

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